Stadgar för MEDELPADS SLÄKTFORSKARFÖRENING (MSF)

Antagna vid årsmöte april 2023.

§1 Föreningens namn är Medelpads Släktforskarförening (nedan kallat MSF)

§2 MSF har sitt säte i Sundsvall

§3 Ändamål
MSFs ändamål är att förena de som är intresserade av släktforskning och för detta tillhandahålla utbildning, studiebesök och hjälpmedel

§4 Medlemskap
4.1 Medlemskap i MSF fås genom anmälan och betalning av årsavgift.
4.2 Medlem skall lämna uppgift om namn, adress, e-postadress och telefonnummer samt meddela styrelsen om förändringar sker.
4.3 Nytt eller förnyat medlemskap erhålls den dag årsavgiften är betald. Betalas ett nytt medlemskap efter 1/10 gäller betalningen resten av det innevarande året samt hela det påföljande året.
4.4 Medlem har rösträtt på årsmötet om årsavgift erlagts för året som årsmötet avser.
4.5 Medlem som önskar utträda ur föreningen bör anmäla detta till styrelsen.
4.6 Styrelsen kan utesluta medlem som skadat MSFs anseende eller på annat sätt skadat föreningen. Uteslutning sker också vid underlåtenhet att betala årsavgiften, se § 5.4

§5 Årsavgift
5.1 Årsmötet fastställer årsavgift för kommande räkenskapsår.
5.2 I årsavgiften ingår årlig avgift till Sveriges Släktforskarförbund, SSF.
5.3 Årsavgift bör betalas senast 31/1 det år medlemsavgiften avser.
5.4 Har medlem inte betalat årsavgiften före 1/4 upphör medlemskapet i MSF. Vid betalning efter detta datum återupptas man som medlem.

§6 Verksamhetsår och revision
6.1 MSFs ordinarie årsmöte bör hållas före mars månads utgång.
6.2 Verksamhetsår och räkenskapsår skall omfatta tiden 1/1 – 31/12. Räkenskaper, styrelsens protokoll och verksamhetsberättelse skall överlämnas till revisorerna för genomgång minst en månad före årsmötet.
6.3 Revisorerna skall överlämna sin revisionsberättelse till styrelsen senast två veckor före årsmötet.

§7 Firmateckning
Styrelsen utser de personer som har rätt att teckna MSFs firma.

§8 Årsmöte §§ 8.1 – 8.7

8.1 Kallelse
Kallelse till årsmöte skall vara utsänd senast 14 dagar före årsmötet. Dagordning, verksamhetsberättelse, årsredovisning, motioner med styrelsens yttrande och förslag till beslut skall finnas tillgängliga på hemsidan senast en vecka före årsmötet.

8.2 Ärenden
Medlem har rätt att senast 31/12 före ordinarie årsmöte lämna in motioner till styrelsen. Vid förslag till stadgeändring eller MSFs upplösning gäller vad som stadgas i §§ 12 och 14.

8.3 Röstning
Varje närvarande medlem har en röst. Styrelsen får inte delta i beslut som gäller ansvarsfrihet eller vid val av revisorer. Röstning får inte ske genom fullmakt. Beslut fattas med enkel majoritet utom i fråga om stadgeändring eller MGFs upplösning. Se vidare §§ 12 och 14.

Röstning sker öppet om inte sluten omröstning begärs. Vid lika röstetal vid öppen omröstning avgör sittande ordförande om ej votering begärs. Vid sluten omröstning skall röstande medlem prickas av mot upprättad röstlängd. Vid lika röstetal vid sluten omröstning avgör lotten.

8.4 Val
Ordinarie årsmöte väljer först och för sig ordförande för ett år. Därefter väljs övriga ledamöter på två år, så att halva antalet ledamöter tillsätts vartannat år. Ordinarie årsmöte väljer två revisorer och en revisorssuppleant för en tid av ett år. Ordinarie årsmöte väljer en valberedning utanför styrelsen för en tid av ett år. En skall väljas som sammankallande och två som ledamöter.

8.5 Dagordning
Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:

1 Mötets stadgeenliga utlysande
2 Val av ordförande för årsmötet
3 Val av sekreterare för årsmötet
4 Fastställande av dagordning
5 Fastställande av röstlängd (avprickad medlemsförteckning)
6 Val av två protokolljusterare tillika rösträknare att tillsammans med ordföranden justera protokollet
7 Verksamhetsberättelse och årsredovisning med balans- och resultaträkning
8 Revisionsberättelse
9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
10 Behandling av styrelsens förslag och inkomna motioner
11 Fastställande av verksamhetsplan och budget
12 Fastställande av medlemsavgifter för kommande år
13 Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen
14 Val av ordförande
15 Val av styrelseledamöter. Styrelsen utser bland sig vice ordförande, sekreterare och kassör.
16 Val av två revisorer och en revisorssuppleant.
17 Val av valberedning
18 Beslut om medlemskap i Sveriges Släktforskarförbund, SSF
19 Val av ombud till SSFs årsstämma. Valet kan delegeras till styrelsen.
20 Övriga frågor

8.6 Årsmötet är beslutmässigt med närvarande betalande medlemmar och styrelsens ledamöter. Frågor som inte tagits upp på dagordningen kan behandlas om årsmötet så beslutar om det inte är en fråga om stadgeändring eller MGFs upplösning.

8.7 Ekonomiska ärenden får endast avgöras om de är upptagna på den distribuerade dagordningen.

§9 Sammankomster
Styrelsen ansvarar för MSFs angelägenheter vad gäller lokal, sammankomster, teknisk utrustning, kurser mm.

§10 Styrelsen
10.1 Styrelsen består av ordförande samt åtta ledamöter om årsmötet inte bestämmer annat.
10.2 Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassaförvaltare och övriga funktionärer.
10.3 Styrelsen är beslutmässig när minst hälften av dess ledamöter är närvarande.
10.4 Vid omröstning med lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

§11 Finanser
Det åligger styrelsen att:

– förvalta MSFs medel.

– skriftligen meddela SSF antalet betalande medlemmar per 31/12 senast 31/1 nästföljande år.

– senast den 15/4 till SSF betala den årsavgift per medlem vilken fastställts av föregående förbundsstämma.

§12 Stadgar
12.1 Förslag till ändring av dessa stadgar skall vara styrelsen tillhanda senast 1/11 för att kunna behandlas vid nästkommande årsmöte.
12.2 Ändringsförslaget skall tillsammans med gällande stadgar och styrelsens utlåtande offentliggöras tillsammans med övriga handlingar till årsmötet.
12.3 För beslut om stadgeändring krävs att det är 3/4 majoritet för förslaget vid två medlemsmöten varav det ena skall vara ordinarie årsmöte.

§13 Arkivering
Styrelsen ansvarar för att handlingar äldre än två år lämnas för arkivering på Föreningsarkivet. Det kan t ex vara protokoll, räkenskaper, medlemsregister, MGF-nytt och andra dokument som kan vara av intresse i framtiden.

§14 Upplösning
14.1 För beslut om upplösning fordras beslut med en majoritet av 3/4 avgivna röster vid två sammankomster varav ett skall vara ordinarie årsmöte.
14.2 I händelse av beslut om MSFs upplösning skall eventuell kassabehållning, litteratur och film/microfish överlämnas till Medelpadsarkiv att användas till släktforskningens fromma. Föreningsdokumentation enligt §13 överlämnas till Föreningsarkivet.